Analyzing the foreign experience in implementing standardized document metadata schemes

详细

The foreign practice of records metadata regulation and implementation issues of standardized metadata schemes in recordkeeping are considered.

全文:

В рамках выполнения Плана научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ по государственному заданию Федерального архивного агентства на 2022–2023 годы Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) занимался разработкой проекта стандарта «Информация и документация. Управление документами. Логическая структура, состав метаданных документов и требования к их содержанию». Целью проекта является установление единообразия в описании документов, включаемых в системы электронного документооборота, системы хранения электронных документов и другие системы, предназначенные для управления документами. На сегодняшний день стандарт находится в стадии утверждения, начата разработка методических рекомендаций по его применению. В связи с этим определенный интерес представляет ознакомление с различными источниками информации по разработке и модернизации информационных систем с точки зрения работы с метаданными, в том числе с зарубежным опытом.

В основу национального стандарта положены принципы, определенные в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы», идентичном международному ISO 15489-1:2016 «Information and documentation – Records management – Part 1: Concepts and principles». Одним из них является рассмотрение метаданных о документах как их неотъемлемой части. А схема метаданных как «логический план, показывающий отношения между элементами метаданных, как правило, посредством установления правил использования и управления метаданными, особенно касающихся семантики, синтаксиса и степени обязательности данных» является одним из четырех средств управления документами. Иностранные специалисты, в том числе представители национальных архивных служб, заинтересованные в создании условий для приема аутентичных, целостных, достоверных и пригодных для использования документов, вырабатывают различные способы регламентации требований к метаданным, схем метаданных и развивают методическую поддержку решений по их реализации. Целью настоящей статьи является обзор зарубежных разработок, определяющих требования к составу «элементов метаданных» – наименьших информационных единиц, необходимых для описания документов в информационных системах, в которых они создаются, а также методов внедрения стандартизированных метаданных.

В основе большинства разработок по регламентации состава метаданных документов лежит подход, представленный в 2003 году в международном стандарте ИСО 15836 «Информация и документация. Набор элементов метаданных “Дублинское ядро”» (ISO 15836. Information and documentation – The Dublin Core metadata element set), направленном на унификацию состава и описания элементов данных для любых информационных ресурсов, которыми являются в том числе документы. В течение времени состав элементов уточнялся и на текущий момент «Дублинское ядро» состоит из двух наборов элементов – базового и расширенного. В базовый набор входит 15 элементов, а расширенный предлагает способы и варианты их сочетания для получения новых элементов.

Для конкретизации специфики работы с метаданными документов на основании требований ИСО 15489-1:2001 «Информация и документация. Управление документами. Часть 1: Общие требования» (ISO 15489-1:2001. Information and documentation – Records management – Part 1: General) была осуществлена разработка двух стандартов, на сегодняшний момент представленных в новых версиях ИСО 23081-1:2017 «Информация и документация. Процессы управления документами. Метаданные документов. Часть 1: Принципы» (ISO 23081-1:2017. Information and documentation – Records management processes – Metadata for records – Part 1: Principles) и ИСО 23081-2 «Информация и документация. Метаданные для управления документами. Часть 2: Концептуальные вопросы и вопросы реализации» (ISO 23081-2. Information and documentation – Metadata for managing records – Part 2: Conceptual and implementation issues). Первый, как следует из названия, определяет общие принципы работы с метаданными документов, рассматривая их назначение в информационном обеспечении управления документами, аспекты управления самими метаданными. ИСО 23081-2 подробно рассматривает и систематизирует метаданные документов с точки зрения классификации их на идентифицирующие, описательные метаданные, метаданные для использования, метаданные плановых и исполненных событий и связей, но при этом не представляет детального состава элементов метаданных. Также серия поддерживается техническим отчетом ИСО/ТО 23081-3:2011 «Информация и документация. Управление метаданными для документов. Часть 3: Метод самооценки» (ISO/TR 23081-3:2011. Information and documentation. Managing metadata for records. Part 3: Self-assessment method) и методическими рекомендациями «Разработка схемы метаданных – как начать» [1]. Указанные рекомендации рассматривают разработку нескольких способов регламентации метаданных, таких как стандарты на метаданные, наборы метаданных, профили приложений, схемы расшифровки.

Более детальные нормы и рекомендации в отношении работы с метаданными документов содержатся в отдельных документах, в основе которых лежат «Дублинское ядро» и стандарты серии ISO 23081.

Национальные архивы Австралии разработали «Стандарт делопроизводственных метаданных австралийского правительства» [2], который, в свою очередь, стал основой для совместного стандарта Австралии и Новой Зеландии «Эталонный набор свойств делопроизводственных метаданных» (AS/NZS 5478:2015. Recordkeeping metadata property reference set), направленного на применение в любых организациях [3]. Первая его версия увидела свет в 1999 году, все последующие редакции учитывают изменения в составе данных, возникшие в течение времени. Стандарт применим как для электронных документов, так и для «традиционной “бумажной” или гибридной среды управления документами». В первоначальной редакции стандарта группы элементов метаданных назывались «элементами», а относящиеся к ним конкретные наименьшие информационные единицы – «подэлементами». В дальнейшем такой подход претерпел терминологические изменения, и «элементы» превратились в «свойства», а «подэлементы» – в «подсвойства».

Сущностями (объектами описания) выступают документы, агенты, бизнес-функции, источники требований к управлению документами и связи между ними, что соответствует стандарту ИСО 15489 (в Австралии – AS ISO 15489.1:2017). Часть «свойств», определенных в стандарте, одинаково применима к каждой из них, остальные отображают специфику описания только одной из сущностей. Требования к обязательности наличия метаданных определяются на трех уровнях – обязательные (mandatory), обязательные при условии (conditional) и необязательные (optional).

Для представления наиболее полного описания каждого свойства и подсвойства используется форма, приведенная на рисунке 1.

Рисунок 1. Пример описания элемента метаданных (свойства) из Стандарта делопроизводственных метаданных австралийского правительства (Австралия)

Такое подробное описание позволяет отобразить как нормативную, так и справочную информацию, привести примеры и объяснить назначение каждого элемента метаданных. Всего в стандарте описано 26 классов элементов метаданных, некоторые из них разделяются на дополнительные элементы и служат для группировки информации.

Для обеспечения внедрения стандарта на метаданные Национальными архивами Австралии были изданы Рекомендации по внедрению стандарта делопроизводственных метаданных австралийского правительства (далее – Рекомендации) [4], в которых определяется методология внедрения, включающая в себя:

определение объектов, сущностей, которые подлежат описанию (в основном Рекомендации связывают описание с функционалом информационных систем; так, проработанными могут быть элементы метаданных только для документа, либо для документа и выбранных объектов (сущностей), либо для всех рассматриваемых объектов (сущностей) одновременно);

краткую характеристику формы внедрения – использование технологий, поддерживающих XML-схемы;

указание на возможность использования автоматизации с целью формирования некоторых из метаданных документов;

указание на необходимость создания связей (маппирования) между метаданными в разных версиях схем, между метаданными, основанными на разных стандартах и др.

Рекомендации представляют несколько методов проверки полноты и качества метаданных – составление проверочной таблицы для каждого существующего элемента метаданных и определение степени соответствия Стандарту делопроизводственных метаданных австралийского правительства, а также причины несоответствия (при наличии).

С точки зрения документирования работы с метаданными вся информация о них, по мнению разработчиков, должна содержаться в технической эксплуатационной документации на информационные системы.

В целом можно сказать, что Рекомендации дают исчерпывающие ответы на вопросы о том, что требуется специалисту по управлению документами или поставщику информационной системы для внедрения установленной схемы метаданных в пределах органа власти.

Также Национальные архивы Австралии и Архивы Новой Зеландии в дополнение к указанным документам, вероятно, по причине ограниченной сферы распространения одного из них (правительственный стандарт) и возмездности другого (AS/NSZ), также определили минимальные наборы метаданных.

Национальные архивы Австралии в минимальном наборе [5] выделяют метаданные только для документов, к которым относятся идентификатор, автор, дата создания, наименование, отметка об ограничении доступа, ссылка на срок хранения, формат, права, хэш-сумма. Для каждого из них требования определяют имя, источник, назначение, возможные значения, связанные подсвойства и примеры (рис. 2).

Рисунок 2. Пример описания элемента данных минимального набора метаданных (Австралия)

Архивы Новой Зеландии в Требованиях к метаданным [6] определили несколько иной минимальный набор данных для информации и документов – идентификатор, наименование, дату создания, связь с бизнес-процессом, автора (систему или человека), название и версию программного обеспечения, использованного для создания, метаданные о действиях, произошедших после включения документа в систему (характер действия, участник, дата). Определение остальных данных предлагается сделать организациям самостоятельно с учетом «обеспечения полноты и точности документа, полноценной контекстной доказательности, способности подтверждения аутентичности».

Наиболее детальным примером стандартизации метаданных для документов является Стандарт делопроизводственных метаданных для специального административного региона Гонконг [7], разработанный Правительственной службой управления документами Гонконга в 2012 году и претерпевший изменения в 2016 году. В нем представлено подробное описание сущностей, метаданных и элементов метаданных как с точки зрения лиц, не имеющих широкого представления об информационных технологиях, так и с точки зрения лиц, не имеющих представления о делопроизводстве. Стандарт не проводит различия между документами на бумажном носителе и электронными документами с точки зрения метаданных.

Для высокоуровневого разделения требований к обязательности метаданных разработчики предусмотрели четыре профиля приложений (application profiles):

1) профиль системы электронного документооборота, в которой происходят создание, регистрация, управление и хранение документов;

2) профиль для передачи документов из любой другой системы в систему электронного документооборота;

3) профиль передачи документов между агентствами;

4) профиль передачи в Правительственную службу управления документами Гонконга для обеспечения их архивного хранения.

С целью обеспечения соответствия разработчики разделяют требования к сущностям и элементам метаданных для каждого профиля, указывая степень их необходимости – обязательные (mandatory), обязательные при условии (conditional mandatory), рекомендуемые (recommended), возможные (optional).

В рамках рассматриваемых сущностей гонконгский стандарт выделяет следующие:

1) схема классификации документов – иерархическая схема организации классов, подклассов, дел, классификационных групп, томов и документов;

2) класс – совокупность связанных подклассов;

3) подкласс – группа связанных подклассов или дел;

4) дело – группа связанных документов;

5) классификационная группа – возможное подразделение папок, используемое преимущественно в кейс-менеджменте;

6) том – подразделение дел или классификационных групп, используемых для разделения крупных дел или классификационных групп на более малые управляемы единицы;

7) документ – правительственный документ, который может существовать в любом физическом формате и на любом носителе, полученный в процессе деловой деятельности федеральной службы и сохраняемый как доказательство политик, решений, процедур, функций, деятельности и транзакций;

8) компонент – отдельная битовая строка, которая самостоятельно или с другими битовыми строками составляет документ;

9) правило хранения – правило, которое предотвращает выполнение действий по передаче и/или уничтожению документов;

10) срок хранения – правило, определяющее продолжительность срока хранения документов и/или их агрегации и действие, которое должно быть применено по отношению к ним в конце этого срока;

11) история событий – сущность, используемая для документирования событий в журнале аудита;

12) триггер события – сущность, используемая для записи всего события, которое задает точку отсчета до даты, в которую должно совершиться одно из предполагаемых действий (передача или уничтожение);

13) мандат – правило, требование или политика, которые лежат в основе правила хранения;

14) разделение – сущность, используемая для записи факта того, что класс, подкласс, папка, подпапка или их часть были уничтожены или переданы;

15) пользователь – лицо, которое использует систему электронного документооборота;

16) группа – совокупность пользователей, которая может включать пользователей с одинаковыми или разными ролями.

Для каждой из выделенных сущностей в отдельном приложении приведен набор элементов метаданных (всего их около 80), а в другом – дано разъяснение для каждого из них (рис. 3).

Рисунок 3. Пример описания элемента метаданных из стандарта (Гонконг)

Гонконгский стандарт на метаданные согласуется с Функциональными требованиями к системе электронного документооборота (далее – Функциональные требования) [8], в стандарте приведено специальное положение, определяющее соответствие Функциональных требований и стандарта со ссылками и цитатами конкретных положений.

Процесс внедрения стандарта описан в Методических рекомендациях по внедрению Стандарта делопроизводственных метаданных для специального административного региона Гонконг [9]. Они включают в себя описание нескольких стадий внедрения:

планирование с учетом методологии управления документами (завершающим этапом является разработка собственного стандарта в каждом органе власти);

выбор поставщика;

настройка системы, разработка технической документации на нее, при необходимости – разработка плана миграции данных из других систем;

тестирование системы и ввод ее в эксплуатацию.

В нормативном регулировании США аспект работы с метаданными документов нашел отражение в Универсальных требованиях к управлению документами (далее – Универсальные требования) [10], которые не содержат указаний на конкретный состав элементов метаданных, ограничиваясь общим направлением требований к определению метаданных в соответствии с ИСО 15489 и ISO 23081. При этом базовый набор элементов метаданных в почти неизменном виде стал основой для Рекомендаций по метаданным для передачи электронных документов постоянного срока хранения (2015) [11], разработанных Национальным управлением документами и архивами США (The U.S. National Archives and Records Administration – NARA). Данные рекомендации распространяются на федеральные органы власти, документы которых в дальнейшем окажутся в национальном архивном фонде. Сущностями (объектами) описания являются дела (files) и документы (item). Каждая из них, в соответствии с «Дублинским ядром» должна описываться минимальным набором данных, состоящих из идентификатора, названия, описания, автора, даты создания, прав и, по возможности, охвата и связей. С точки зрения иных дополнительных метаданных, которые образуются вместе с электронными документами в процессах документооборота, NARA считает возможным прием таких метаданных с предварительным уведомлением и предоставлением необходимой информации и инструментов (схем, словарей данных) в момент передачи документов на постоянное хранение. Установленный минимальный набор метаданных может использоваться и для оцифрованных копий документов на традиционных носителях [12].

Также следует отметить, что Универсальные требования разделяются на аспекты (program), подлежащие локальному нормативному регулированию в политиках и процедурах, и требования к информационным системам (system). Тем не менее конкретных инструментов или способов внедрения в них не предлагается.

Словарь метаданных в российском стандарте (пример описания см. рис. 4) содержит описания для элементов метаданных таких объектов (сущностей), как документ, организационные документы, процессы, участники (агенты). Описание включает сведения, позволяющие классифицировать метаданные в рамках схемы, определить необходимость их наличия в зависимости от условий (процесса документирования, вида документа, носителя и др.), представить их назначение и источник появления, установить связи между ними.

В стандарте перечислены основные направления применения схемы и словаря, однако не раскрыты способы их реализации. Так как применение словаря и внедрение требований, определяемых в отечественном стандарте, играют немаловажную роль в развитии электронного документооборота, в совершенствовании информационных систем в организациях (систем электронного документооборота, систем хранения электронных документов) и на государственном уровне (информационные системы государственных и муниципальных архивов), то выработка понятной и доступной методики является необходимой работой по его внедрению.

Рассмотренные в статье примеры регулирования довольно узкого аспекта управления документами демонстрируют многообразие подходов разработчиков не только к описанию, но и к процессам внедрения, которые можно учесть при разработке методических рекомендаций по применению разработанного российского стандарта.