Methodological recommendations for exhibiting archival documents: features of preparation, characteristics of structure and content

Natalia A. Gerchikova; Герчикова Наталья Александровна; Irina A. Degtyareva; Дегтярева Ирина Анатольевна; Aleksey S. Lovtsov; Ловцов Алексей Сергеевич; Mikhail I. Meltyukhov; Мельтюхов Михаил Иванович; Irina V. Sabennikova; Сабенникова Ирина Вячеславовна; Nadezhda A. Tkachenko; Ткаченко Надежда Алексеевна

Методические рекомендации по экспонированию архивных документов: особенности подготовки, характеристика структуры и содержания

Авторы: Герчикова Н.А.¹, Дегтярева И.А.¹, Ловцов А.С.¹, Мельтюхов М.И.¹, Сабенникова И.В.¹, Ткаченко Н.А.¹
Учреждения:
1. Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела
Выпуск: № 1 (2024)
Страницы: 40-49
Раздел: Архивоведение и документоведение
URL: https://journals.rcsi.science/2619-1601/article/view/267004
ID: 267004

Цитировать

Полный текст

Аннотация
Полный текст
Об авторах
Список литературы
Дополнительные файлы
Статистика

Аннотация

Статья посвящена подготовленным ВНИИДАД «Методическим рекомендациям по экспонированию архивных документов». Анализ опыта выставочной работы архивных учреждений выявил отсутствие единых методических подходов в этой сфере. Это потребовало выработать единую унифицированную методику экспонирования архивных документов с учетом современного законодательства Российской Федерации и накопленного за последние годы опыта выставочной деятельности государственных и муниципальных архивных учреждений, библиотек, музеев и научных организаций. Описывается структура Методических рекомендаций, отражающая этапы подготовки выставок архивных документов и музейных предметов, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации; специфику и особенности организации и проведения интернет-выставок; вопросы обеспечения сохранности экспонатов и их страхования при экспонировании в пределах Российской Федерации и за рубежом.

Ключевые слова

архив, архивный документ, выставочная деятельность, копия, обеспечение сохранности архивных документов, подлинник, страхование, экспонирование

Полный текст

В 2022–2023 годах Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) в рамках выполнения Плана научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ по государственному заданию Федерального архивного агентства проводилась работа по подготовке «Методических рекомендаций по экспонированию архивных документов» (далее – Методические рекомендации). Цель разработки данных рекомендаций состояла в том, чтобы дать архивистам основанное на общих подходах практическое руководство по многочисленным вопросам организации выставок архивных документов и музейных предметов, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ), в том числе с учетом специфики и особенностей организации и проведения интернет-выставок. В ходе работы над Методическими рекомендациями проводился анализ нормативных и методических документов, а также соответствующей архивоведческой, библиотековедческой и музееведческой литературы. Кроме того, было проведено анкетирование федеральных государственных архивов, государственных архивов субъектов Российской Федерации и муниципальных архивов по вопросам практики выставочной деятельности [1, 2].

Анализ опыта архивных учреждений и существующих методических разработок по подготовке и проведению выставок выявил отсутствие единых методических подходов к экспонированию архивных документов. Как правило, в имеющихся разработках лишь вскользь упоминаются такие направления деятельности, как обеспечение сохранности документов с момента их извлечения из архивохранилищ, перемещения в выставочное пространство и до момента возвращения в хранилища, слабо затрагиваются вопросы их страхования. Очевидно, что нуждаются в комплексном и всестороннем освещении и другие аспекты выставочной деятельности с учетом всех актуальных нормативных требований, сложившейся практики и современных технических и технологических возможностей.

Методические рекомендации состоят из трех разделов, в которых подробно изложены все этапы каждого из направлений работы, связанной с подготовкой выставок архивных документов в их различных вариантах.

Первый раздел Методических рекомендаций посвящен непосредственно организации, проведению и продвижению традиционных и интернет-выставок и состоит из 10 подразделов.

В подразделе 1.1 Методических рекомендаций последовательно излагается работа по планированию выставочной деятельности с учетом того, в каком качестве выступает архив: организатор, соисполнитель, исполнитель. Сформулированы этапы подготовки выставки: организационные мероприятия, проектирование выставки, монтаж и сопровождение выставки. Изложены положения, касающиеся деятельности рабочей группы по подготовке выставки: формирование ее состава, ее полномочия и обязанности.

Поскольку выставка архивных документов является главной площадкой взаимодействия архива и общественности, важную роль имеет разработка ее концепции (подраздел 1.2). В Методических рекомендациях детально рассмотрены этапы подготовки концепции, приведены примеры возможных нестандартных ракурсов раскрытия темы выставки. В том же подразделе дана универсальная смета расходов на выставку как базовый перечень трат, помогающий при подготовке конкретной сметы.

В подразделе 1.3 Методических рекомендаций в структурированной форме изложен алгоритм выявления и отбора архивных документов, включая документы личного происхождения. Материал подан с учетом выставочной специфики, обусловленной вниманием к визуальному восприятию документов посетителями выставки.

Использование на выставке разных по видам, типам и формам воспроизведения документов делает экспозицию более разнообразной и привлекательной для посетителей и облегчает процесс восприятия ими представленной информации. Учитывая данный факт, в работе приведены рекомендации по экспонированию документов, различающихся по способу воспроизведения (текстовые, изобразительные, машинописные, рукописные).

Впервые комплексно представлены критерии отбора архивных документов для экспонирования. В качестве основных обозначены критерии информационной значимости (информативности) документа, новизны, полноты раскрытия темы, внешней выразительности и наглядности документа, а также его физического состояния. К каждому из критериев даны пояснения.

Особое внимание уделено соблюдению законодательно установленных ограничений на использование в выставочной деятельности (на стадии отбора) документов и содержащейся в них информации, а также условий договоров с собственниками или владельцами архивных документов, отобранных к экспонированию. Предложены также способы решения этих вопросов с целью представления документов на выставке.

Одним из обязательных требований при экспонировании архивных документов является их аннотирование. В Методических рекомендациях разработан алгоритм аннотирования различных видов архивных документов с учетом их специфики – текстовых, аудиовизуальных (кино-, фото-, фоно-, видеодокументов), картографических, научно-технических, графических (технических и художественных), иллюстративных (живопись). Для каждого из приведенных видов документов дана схема аннотирования и для наглядности приведен пример. Отдельно представлена схема основных элементов описания музейных предметов, в качестве примеров даны аннотации для денежных знаков, наград, книг, мемориальных предметов и др.

В настоящее время архивы все чаще используют скан-копии документов в экспозициях традиционных выставок, не всегда давая им необходимое описание. Электронные копии документов становятся основой многочисленных интернет-выставок, также зачастую оказываясь не аннотированными должным образом. В Методических рекомендациях предложен состав легенды электронной копии архивного документа, предназначенной для экспонирования. Так, в состав легенды входят такие показатели, как формат сжатия, режим сканирования, размер электронной копии в мегабайтах и др.

В подразделе 1.4 Методических рекомендаций изложены основные принципы составления и предложена примерная структура тематико-экспозиционного плана выставки архивных документов. Тематико-экспозиционный план должен содержать основания (информационный повод) для подготовки выставки, обоснование актуальности и значимости выставки, названия тем, разделов выставки, их описание, аннотированный перечень отобранных для экспонирования архивных документов, систематизированных в соответствии с разделами выставки.

Архивы далеко не всегда имеют достаточно средств для привлечения к оформлению экспозиции выставки профессиональных дизайнеров. Цель подраздела 1.5 Методических рекомендаций – помочь архивистам самостоятельно справиться с этой задачей, поскольку именно эскизный проект дает возможность организаторам выставки увидеть будущую выставку в миниатюре и на этом этапе при необходимости внести изменения в расположение экспонатов, цветовое, световое оформление, убедиться в возможности ее эмоционального воздействия на посетителя. В Методических рекомендациях детально показаны различные формы и методы раскрытия содержания выставки, привлечения внимания посетителей к экспонатам с помощью формы, цвета, звука. В этом же подразделе рассматриваются навигационная система выставки и ее значение для посетителей.

В подразделе 1.6 Методических рекомендаций рассмотрены ситуации, при которых рекомендуется использовать копии, созданные посредством фотографирования или сканирования при невозможности обеспечить необходимый режим сохранности подлинников документов. Экспонированию копий документов должна предшествовать сверка с содержанием аннотаций и поисковыми данными (архивным шифром) документов, чтобы избежать неточностей при аннотировании представленных на выставке копий документов.

Особое внимание в Методических рекомендациях уделено вопросам организации презентации выставки архивных документов, основным принципам составления пресс-релиза для средств массовой информации и разработки рекламных материалов, которые могут быть как в традиционном, так и в электронном виде, с использованием QR-кода (подраздел 1.7). В качестве информационной поддержки выставочного проекта предложено использовать средства массовой информации и информационно-коммуникационные сети. По окончании выставки в сети Интернет рекомендуется размещать фотоотчет, видеозаписи экскурсий.

До последнего времени экскурсионная деятельность считалась прерогативой музеев, и архивы не уделяли ей должного внимания при организации выставок. Расширение выставочной деятельности и стремление расширить аудиторию посетителей требует пересмотреть такое отношение к организации экскурсий. В Методических рекомендациях подраздел 1.8 посвящен подготовке и организации проведения экскурсий. В нем содержится алгоритм разработки сценария экскурсии, подготовки текста экскурсии с учетом категорий посетителей или возрастных групп, структуры экскурсии с сохранением ее адресности. В разделе приведена классификация возможных видов экскурсий по количеству участников (индивидуальная и групповая) и по форме проведения (лекция, диалог, беседа, урок, консультация). Отдельно рассматриваются особенности экскурсионного обслуживания различных категорий посетителей (школьников, пенсионеров, иностранцев, специалистов и т.д.), поскольку восприятие экскурсионного материала каждой из групп требует внесения изменений в содержание экскурсии, методику и технику их проведения, а также определяет их временную продолжительность.

В подразделе 1.9 Методических рекомендаций особое внимание уделено использованию мультимедийных технологий, позволяющих посетителям самостоятельно получать интересующую их информацию – как в дополнение к экскурсии, так и без нее. Учитывая тот факт, что архивы в выставочной деятельности используют различные выставочные площадки и имеют разные материально-технические возможности, в том числе и в плане современных мультимедийных технологий, в Методических рекомендациях приведена информация о существующих средствах мультимедийного оборудования, используемых при экспонировании, таких как мониторы, интерактивные мультитач-столы, технология QR-кодов, аудиовизуальное и проекционное оборудование и др.

В подразделе 1.10 Методических рекомендаций «Особенности организации и проведения интернет-выставки» все основные этапы подготовки выставки рассмотрены применительно к электронной форме ее представления.

Формат интернет-выставки позволяет включать в экспозицию расширенный (в сравнении с традиционной выставкой) набор экспонатов и материалов, прежде всего это относится к многостраничным документам и картам.

Даны рекомендации по оптимизации сайтов архивных учреждений под поисковые системы, под использование в мобильных устройствах, а также по осуществлению обратной связи с посетителями интернет-выставки с возможностью предварительной модерации (проверки) присылаемых сообщений.

Подраздел 1.10 Методических рекомендаций содержит конкретные предложения по предоставлению дополнительной информации к экспонируемым документам, например, с помощью QR-кодов. Сканирование посетителем QR-кода позволит ему перейти на страницу интернет-проекта и подробнее ознакомиться с документом в более удобном режиме. Интернет-выставки позволяют использовать для расширенного аннотирования гиперссылки, которые могут отсылать посетителя виртуальной выставки к материалам справочно-информационного и библиотечного фондов архива и другим информационным материалам.

В Методических рекомендациях приведена классификация возможных виртуальных экскурсий, таких как виртуальный тур по выставке, аудиосопровождение при просмотре экспонатов интернет-выставки, уроки-экскурсии для школьников и студентов по определенной теме, лекторий на базе архива по материалам выставок для разных категорий граждан, включая людей с ограниченными возможностями.

Второй раздел Методических рекомендаций посвящен обеспечению сохранности архивных документов при экспонировании. В ходе подготовки раздела была проанализирована сложившаяся практика выставочной деятельности российских архивов, которая сопоставлялась с результатами многолетних исследований по проблемам обеспечения сохранности архивных документов [3]. Раздел состоит из пяти подразделов.

В подразделе 2.1 Методических рекомендаций рассмотрены основные проблемы, связанные с вероятными разнообразными воздействиями на архивные документы при их извлечении из архивохранилищ для использования на выставках. Показано, что основными факторами риска для сохранности архивных документов являются различные виды деструктивного старения (тепловое, световое, механическая и биологическая деструкция, влажность и различные физические факторы). Неправильно организованная транспортировка архивных документов может ускорить все эти негативные процессы. Рассмотрена проблема сравнительной светостойкости и уровней относительной безопасности текстов архивных документов при воздействии света. Показано, что тексты архивных документов на бумажных носителях имеют различную светостойкость, которая зависит не только от интенсивности светового потока, но и от цвета текста и способа его нанесения (рукописные, машинописные и печатные).

Поскольку выставочный световой режим является источником серьезной опасности для архивных документов, рекомендовано при организации выставок учитывать низкую светостойкость текстов архивных документов и необходимость сокращения сроков их нахождения на свету. Рассмотрены также риски хищения или преднамеренной порчи архивных документов при их экспонировании, связанные с действиями или явлениями криминогенного, техногенного, стихийного, общественно-политического и другого характера.

В подразделе 2.2 Методических рекомендаций рассмотрены вопросы выбора и подготовки выставочных площадок для экспонирования архивных документов. Сформулированы требования к выставочным залам, соблюдение которых позволяет нейтрализовать или минимизировать риски возможного проявления угроз и факторов опасности для экспонируемых архивных документов. Рассмотрены требования к экспозиционно-выставочному оборудованию, которое позволяет создать оптимальные условия для публичного представления и обеспечения сохранности архивных документов. Показаны основные варианты размещения экспонатов. Подробно рассмотрены вопросы организации монтажа и демонтажа выставки, указаны основные организационные решения, позволяющие обеспечить сохранность архивных документов.

В подразделе 2.3 Методических рекомендаций рассмотрены вопросы, связанные с возможностью экспонирования подлинников архивных документов. В Методических рекомендациях детально говорится о проверке физического и биологического состояния архивных документов, отобранных для экспонирования и возвращаемых после экспонирования, и о выявлении документов и музейных предметов с повреждениями носителей, текстов и изображений. Подробно рассмотрены вопросы организации подобной проверки и фиксации выявленных повреждений, а также оформления листа физического состояния архивных документов, выдаваемых на выставку, который составляется по итогам проверки. В результате этой работы руководство архива имеет возможность принять окончательное аргументированное решение об использовании того или иного документа для экспонирования.

В подразделе 2.4 Методических рекомендаций речь идет о базовых режимах обеспечения сохранности архивных документов и музейных предметов, входящих в состав АФ РФ при экспонировании. Изложены требования к температурно-влажностному, световому, санитарно-гигиеническому, биологическому, противопожарному и охранному режимам, соблюдение которых существенно снижает риск повреждения или утраты архивных документов.

Подраздел 2.5 Методических рекомендаций посвящен вопросам оформления выдачи и возврата архивных документов, а также их перевозки для экспонирования. Указан алгоритм проведения данной работы и приведен перечень соответствующих документов, фиксирующих разные ее этапы. Рассматриваются особенности упаковки и транспортировки архивных документов. Представлены базовые параметры проведения данных видов работ с целью обеспечения сохранности архивных документов при их перемещении.

Третий раздел Методических рекомендаций посвящен проблеме страхования архивных документов при экспонировании. Страхование архивных документов и музейных предметов, входящих в состав АФ РФ, при проведении выставок направлено на обеспечение их сохранности, возмещение ущерба в случае кражи, утраты, повреждений и т.д. В Методических рекомендациях впервые комплексно рассмотрены вопросы страхования архивных документов как при организации зарубежных выставок, так и при их экспонировании внутри Российской Федерации.

Представлен комплект документов, необходимых для оформления страхования архивных документов и музейных предметов, входящие в состав АФ РФ. Прописан порядок страхования, а также последовательность действий при вывозе и возврате экспонатов для зарубежных выставок. Отдельно рассмотрены возможные основания для отказа в разрешении вывоза экспонатов и вопросы его документирования.

В разделе изложены вопросы страховой оценки архивных документов и музейных предметов, входящих в состав АФ РФ, в частности, ее организация, методика расчета. Практическую помощь архивам окажет и информация о построении взаимоотношений архивов со страховой компанией: ее выбор, оформление документов, регламентирующих эти взаимоотношения, порядок действий при наступлении страхового случая и др.

К Методическим рекомендациям даны 19 приложений, включая формы договора и акта о выдаче архивных документов во временное пользование, форму акта об обнаружении повреждений; формы заявлений на использование архивных документов для выставки в пределах и за пределами Российской Федерации; примерные структуры концепции выставки, эскизного проекта, технического задания на выполнение работ по созданию интернет-выставки, тематико-экспозиционного плана; пресс-релиза, пригласительного билета на открытие документальной выставки, краткого буклета и каталога выставки; таблицы повреждений и дефектов на бумаге, пергамене и коже.

В конце подготовленных Методических рекомендаций приведен список использованных источников и литературы.

Таким образом, подготовленные ВНИИДАД в 2022–2023 годах «Методические рекомендации по экспонированию архивных документов» предлагают единую подробную методику данной работы в архивных учреждениях. В них обобщены новейшие технологические решения в области экспонирования архивных документов и музейных предметов, входящих в АФ РФ. Методические рекомендации актуальны на современном этапе развития выставочной деятельности и окажут значительную помощь архивам в практической работе по организации документальных выставок как в традиционном, так и в виртуальном формате.