IMPROVING THE EFFICIENCY OF ENTERPRISE BUSINESS PROCESSES BASED ON REENGINEERING

Толық мәтін

Национальная экономика претерпевает значительные изменения в настоящее время, что обусловлено несколькими причинами, среди которых особое место занимает трансформация экономической модели [1]. Это, в свою очередь, оказывает влияние практически на каждый экономический субъект, создавая необходимость в совершенствовании его деятельности посредством принятия кардинальных решений. Такая необходимость появляется в связи с тем, что каждое предприятие стремится оставаться конкурентоспособным, чтобы достигать главной цели своего функционирования – получения прибыли.

Положительный финансовый результат достигается посредством ведения эффективной экономической деятельности, что, в свою очередь, обеспечивается комплексом действий и мероприятий. Совокупность таких действий представляет собой бизнес-процессы, каждый из которых должен быть оптимизирован таким образом, чтобы предприятие могло получить максимальный результат при минимальных затратах. Для этого необходимо в их отношении осуществлять управление, потому что от эффективности бизнес-процессов зависит величина получаемой прибыли. Все это реализуется в рамках общего управления компанией, которое осуществляется в целях обеспечения эффективной и безопасной работы экономического субъекта [2]. Одним из наиболее действенных способов такой оптимизации выступает реинжиниринг, представляющий собой использование ресурсов и инструментов при помощи кардинально нового подхода, потому что его ключевая цель заключается в повышении эффективности работы организации с помощью достижения большей результативности процессов в масштабах всей компании [3]. Данный подход подразумевает перепроектирование не только бизнес-процессов, но и переосмысление связанных с ними систем и организационных структур. В этом и заключается актуальность данного исследования.

Цель исследования – повысить эффективность бизнес-процесса предприятия, имеющего недостатки, посредством использования реинжиниринга.

Реинжиниринг бизнес-процессов предприятия на примере ООО «Союзкомплект»

Реинжиниринг применяется в рамках совершенствования деятельности предприятий, а именно в повышении его эффективности, которая так необходима для получения положительного финансового результата [4]. Зачастую к такому способу оптимизации прибегают крупные компании или холдинги, однако также реинжиниринг может быть применен и для малых предприятий, нуждающихся в переосмыслении бизнес-процессов.

Предприятия промышленного сектора часто применяют в своей деятельности реинжиниринг. И в связи с тем, что такие предприятия считаются капиталоемкими, им необходимо всегда модернизировать свое производство и повышать эффективность бизнес-процессов.

Одним из представителей металлургической промышленности выступает ООО «Союзкомплект», в отношении бизнес-процессов которого будет проведена оценка.

Реинжиниринг бизнес-процессов, в первую очередь, необходим в том случае, если финансовые показатели ухудшаются в динамике, поэтому проанализируем основные финансовые показатели деятельности ООО «Союзкомплект» (табл. 1).

Таблица 1. Анализ основных финансовых показателей ООО «Союзкомплект», тыс. руб.

Источник: составлено автором на основе данных [6]

Ключевым показателем, отражающим эффективность работы предприятия, является чистая прибыль, которая в ООО «Союзкомплект» имеет отрицательную динамику. Ее величина сократилась на 94,3%, что обусловлено значительным сокращением выручки (-28,7%) из-за снижения объема продаж и прибыли от продаж, соответственно (-97,9%).

Финансово-экономическое состояние ООО «Союзкомплект» требует более детального исследования его бизнес-процессов, которые оказывают влияние на продажи и операционную эффективность предприятия.

Среди таких выделим следующие:

1. Обработка входящих обращений и заявок от текущих и потенциальных клиентов.

Бизнес-процесс подразумевает переход входящих обращений и заявок в деятельность предприятия, которая приносит прибыль. Процесс состоит из следующих этапов:

- Получение входящих заявок с использованием каналов электронной почты, мессенджеров или официального сайта компании. В рамках данного этапа отсутствие автоматизации приводит к потере клиентов из-за невнимательности менеджеров, которые обрабатывают запросы;

- Этап согласования деталей с заказчиком с использованием документооборота на бумажных носителях, что может затянуть сроки реализации заказа;

- Этап формирования счета с итоговой стоимостью, фиксация данных в электронных таблицах Excel, что может привести к некорректной обработке данных или ошибкам в расчетах;

- Этап заключения договора путем переноса данных из электронных таблиц в базу данных 1С, в среднем на 1 заказ уходит около 1,5 часов;

- Заключительный этап передачи данных в производство, при этом возникает задержка из-за несовместимого использования базы данных и производственных систем.

Неэффективность данного процесса несет в себе риски получения убытков ежегодно.

2. Процесс поставок. Данный процесс заключается в обеспечении производства расходными материалами, комплектующими и сырьем в установленные регламентом сроки. В рамках процесса выделяются следующие этапы:

- Составление заявки на закупку с выбором оптимального маршрута поставки на основании 1С: Логистика. Данные системы являются актуальными в разрезе трех дней, что может вызвать задержку поставок;

- Аналитика рынка и поиск основных поставщиков. В рамках снабжения формируется пул проверенных поставщиков без расширения базы, что может привести к переплате и снижению доходности;

- Заключительных этап курирования поставок. В рамках постоянного пополнения запасов необоснованные закупки могу привести к избытку запасов и нецелевому расходованию денежных средств.

Задержки поставок, нехватка сырья, отсутствие аналитики текущих запасов приводит к простою предприятия и финансовым потерям.

3. Процесс взаимодействия с клиентами заключается в том, чтобы своевременно информировать заказчика о ходе выполнения его заказа. Здесь важно выстраивание конструктивного диалога для ориентации на долгосрочное взаимодействие. В рамках процесса рассматриваются следующие этапы:

- Оперативное информирование клиента о статусе текущего заказа, которое происходит посредством ручного способа, и отсутствие системы CRM приводит к снижению скорости и эффективности;

- Функциональная сервисная поддержка клиента на каждом этапе заключения сделок в рамках компании занимает на 40% больше времени из-за отсутствия интеграции с базой данных;

- Получение обратной связи от клиента. В рамках данного этапа периодически ведется сбор информации от клиентов с последующим занесением ее в Google-формы.

Оценка основных бизнес-процессов позволила определить ключевые недостатки в организации деятельности ООО «Союзкомплект»:

1. Отсутствие единой системы данных, расхождение информации в различных источниках из-за отсутствия интеграции текущих продуктов;
2. Низкий уровень автоматизации текущих процессов, что приводит к увеличению сроков реализации одного заказа и сокращение чистой прибыли;
3. Повышенная нагрузка на персонал, что может влиять на текучесть кадров.

Для дальнейшей оптимизации бизнес-процессов ООО «Союзкомплект» необходимо:

1. Интегрировать существующие системы в рамках предприятия;
2. Внедрить CRM-системы для автоматизации текущих процессов;
3. Внедрить автоматические системы переноса данных между корпоративной почтой и электронными таблицами.

Следовательно, в ООО «Союзкомплект» процессы взаимодействия с клиентами, заказчиками и между сотрудниками внутри предприятия неэффективны и имеют экономическое упущение. Ключевая причина этого заключается в отсутствии CRM-системы. Соответственно, чтобы решить имеющийся недостаток в целях повышения эффективности бизнес-процессов, предлагается внедрить такую систему в ООО «Союзкомплект».

Более подходящими CRM-системами для данного металлургического предприятия выступают Bitrix24 и 1С: CRM. В таблице 2 проведена их сравнительная характеристика.

Таблица 2. Сравнительная характеристика CRM-систем Bitrix24 и 1С:CRM

Источник: составлено автором на основе данных [7]

Каждый из предложенных вариантов имеет свои преимущества и недостатки, в зависимости от цели предприятия, для которого предполагается внедрение CRM-системы.

Для ООО «Союзкомплект» рекомендуется рассмотреть внедрение CRM-системы Bitrix24, потому что ее функционал в наибольшей степени позволит повысить эффективность взаимодействия с клиентами и заказчиками (рисунок).

Рисунок. Функционал CRM-системы Bitrix24 для ООО «Союзкомплект» [8]

Непосредственно для ООО «Союзкомплект» преимущества Bitrix24 перед 1С заключаются в следующем:

- Готовые и автоматизированные системы взаимодействия с клиентами – возможность коммуникации посредствам телефонии, электронной посты, внутреннего чата;

- Простой и интуитивно-понятный интерфейс системы, позволяющий в короткие сроки внедрить систему и передать в пользование сотрудников;

- Большой выбор тарифных планов, которые подстраиваются под конкретные потребности бизнеса;

- Наличие разнообразных маркетинговых технологий, позволяющих интегрироваться с социальными сетями.

В процессе внедрения системы Bitrix24 будет выстроена следующая модель процессов:

1. Процесс обработки входящих обращений новых и ключевых клиентов. При использовании CRM-системы заказчик оставляет заказ на производство, после чего полученные данные попадают напрямую в CRM-систему Bitrix24. Менеджер связывается с заказчиком через диалоговое окно системы и уточняет детали по заказу. После согласования технического задания система автоматически подтягивает расчеты из 1С и формирует договор;
2. Процесс коммуникации с клиентами. CRM-система позволяет настраивать уведомления клиентов о статусе заказа, сохраняет историю взаимодействия, что повышает лояльность клиентов более чем на 25%.

Расходы на внедрение системы Bitrix24 отражены в таблице 3.

Таблица 3. Расходы на внедрение Bitrix24 в ООО «Союзкомплект»

Исходя из представленной информации, CRM-системы Bitrix24 является более выгодным решением реинжиниринга в сравнении с 1C:CRM по следующим параметрам:

1. Внедрение 1C:CRM является более дорогим по отношению к системе Bitrix24;
2. Быстрый процесс внедрения системы Bitrix24 позволяет получить первую прибыть в максимально короткие сроки;
3. Внутренние инструменты аналитики позволяют получать свежие данные для принятия стратегически важных решений.

В рамках задачи реинжиниринга бизнес-процессов ООО «Союзкомплект» внедрение системы Bitrix24 позволит оптимизировать обработку входящих заказов, минимизировать расходы на маркетинг, а также обеспечит получение дополнительной прибыли.

Заключение

В современных условиях большое количество предприятий нуждается в реинжиниринге, позволяющем определить новые направления совершенствования бизнес-процессов или их кардинально изменить в целях повышения их эффективности. Для этого первоначально необходимо провести анализ для определения недостатков в бизнес-процессах, затем выбрать модель реинжиниринга.

Автоматизация ключевых бизнес-процессов ООО «Союзкомплект» позволяет увеличить эффективность производства и повысить конкурентоспособность предприятия. Предложение по внедрению CRM-системы Bitrix24 позволит предприятию сформировать цифровую инфраструктуру и адаптировать деятельность компании под стремительно развивающиеся условия.

Авторлар туралы

S. Khrustaleva

Хат алмасуға жауапты Автор.
Email: khrustaleva.s@list.ru

Graduate Student

Әдебиет тізімі

Қосымша файлдар